Ter dias produtivos no trabalho não significa trabalhar sem parar. A empresa europeia Draugiem Group acompanhou a rotina de seus funcionários e descobriu que os que tinham uma produção mais significativa trabalhavam com afinco por 52 minutos e depois faziam pausas de 17 minutos, aproximadamente –a maioria longe do computador–, para arejar a cabeça e se preparar para a execução da próxima tarefa. Com isso, conseguiam manter a concentração e a criatividade afiada.
"Cada um tem um tempo em que consegue se manter concentrado em uma determinada atividade, pode ser de 30 a 60 minutos. O que sabemos é que, passado esse período, é preciso parar e começar de novo para manter a mesma qualidade na tarefa que está sendo desempenhada", afirma o consultor de negócios Alessandro Saad, idealizador do site Empreendedores Compulsivos.
A partir dessa perspectiva, com a ajuda de Saad, do especialista em gerenciamento do tempo Christian Barbosa e da psicóloga Ana Maria Rossi, presidente da Isma (International Stress Management Association) no Brasil, o UOL Comportamentomontou a programação diária ideal para garantir uma jornada de trabalho produtiva –e, como consequência, com mais tempo livre depois do expediente.
Tudo a seu tempo
7h – O horário de acordar pode variar conforme a rotina e os compromissos individuais. O importante é considerar as tarefas que precisarão ser cumpridas pela manhã e quanto tempo deverá separar para cuidar de cada uma delas, sem desespero.
Inclua na programação um período para um bom café da manhã, uma ducha, que ajuda a despertar o corpo e a aumentar a disposição, além do tempo de deslocamento para chegar ao trabalho na hora certa –considerando o atraso do ônibus ou o trânsito. Quem chega atrasado começa o dia experimentando uma alta carga de estresse e acaba prejudicando o rendimento durante muitas das horas seguintes.9h – Antes de começar a trabalhar, invista alguns minutos na organização das tarefas. Consulte a agenda do dia e também a dos dias seguintes, estabelecendo o tempo que terá de dedicar a cada atividade e marcando as prioridades.
9h15 – É hora de checar os e-mails e ver se há novas demandas. Ao abrir cada mensagem, decida se vai responder imediatamente, se vai apagar ou transformar em uma tarefa. Ler, fechar e marcar como não lido está fora de cogitação, pois esse tipo de atitude resulta em perda de tempo.10h – Faça a primeira pausa do dia. Aproveite os 15 minutos de descanso para se atualizar, para checar o e-mail pessoal ou as redes sociais de que faz parte. Se estiver com fome, um lanchinho leve é bem-vindo e poderá, inclusive, colaborar para manter a disposição.
10h15 – Volte às tarefas profissionais. Nesse momento, feche todas as abas do navegador que não tenham a ver com trabalho, incluindo a do e-mail pessoal. Vale também desabilitar as notificações do celular, que podem roubar momentos preciosos da atenção e que, certamente, farão falta no final do expediente.
11h15 – Momento de pausa. Use os 15 minutos para socializar com os colegas, conversar sobre amenidades e decidir onde irão almoçar. É também um bom momento para abastecer a garrafa de água e fazer um alongamento corporal.11h30 – Essa hora, que antecede o almoço, é o momento ideal para cumprir todas aquelas tarefas que considera chatas, mas que são inevitáveis. Por exemplo, lidar com assuntos burocráticos. Comprometa-se a só sair para comer quanto tiver liquidado o que há para ser feito. Sem postergar, você evita que se torne uma urgência, a ser tratada em um momento do dia em que já está cansado ou sem paciência.
12h30 – Hora de almoçar. Aproveite o período livre para sair do ambiente de trabalho. Vá almoçar em algum lugar que lhe permita ver outras pessoas, de preferência, fora do prédio. Respirar ar puro e caminhar alguns quarteirões vai ajudar a desestressar. Considere que esse é o momento que você tem para relaxar um pouco, aproveite-o bem.
13h30 – De volta ao trabalho, cheque mais uma vez sua caixa de e-mails. Como está na metade do dia, observe também se está conseguindo seguir a programação estabelecida pela manhã ou se é necessário fazer ajustes –passar tarefas menos importantes para o dia seguinte, por exemplo, para se dedicar às prioridades. Não raramente programamos mais compromissos do que somos capazes de cumprir em uma carga horária normal de trabalho. Se esse for o seu caso, comece a redistribuir os deveres entre os outros dias da semana e a delegar tarefas a outras pessoas, sempre que possível.
14h30 – Momento de pausa. Usufrua do intervalo para levantar um pouco da cadeira e tomar um café ou um chá-mate. Essas bebidas contêm substâncias que aumentam os níveis de energia e fazem você se sentir menos cansado, especialmente após o almoço, quando o sono comumente aparece.
14h45 – Na volta ao trabalho, se estiver com dificuldade para engrenar novamente, considere desmembrar uma tarefa em várias atividades, de 15 minutos cada, mais ou menos. O preparo de uma apresentação, por exemplo, pode ser dividido em: levantamento de dados, escolha do formato, criação do texto, escolha das imagens e revisão do conteúdo. Assim você não se assusta com o tamanho da demanda e resiste à tentação de procrastinar e comprometer toda a tarde com uma única obrigação.
15h45 – Nova pausa. Já faz cerca de três horas que você almoçou. É um bom momento para comer algo leve e saudável e alongar o corpo. Lembre-se também de respirar profundamente (inspirando pelo nariz e expirando pela boca), pelo menos três vezes seguidas. Parece óbvio, mas, muitas vezes, na correria, a respiração torna-se curta e ofegante e, como consequência, o corpo acaba se cansando mais rápido.
16h – É o momento em que as urgências começam a aparecer, pedindo retorno imediato. Mas, antes de se desesperar, avalie se é algo que precisa ser resolvido na mesma hora. Uma tarefa importante demanda um posicionamento seu, mas não necessariamente precisa ser concluída a termo.
17h – Mais uma pausa. Aproveite o último intervalo do dia para organizar o ambiente de trabalho. Arrume a mesa e coloque no lugar todos os objetos que foram usados durante o expediente. Uma pesquisa do site americano de empregos Careerbuilder, divulgada em 2013, mostrou que 28% dos gestores ficam com o pé atrás e hesitam em promover um funcionário que não mantém em ordem o seu espaço na empresa.
17h15 – Durante a última hora de trabalho, abra seus e-mails novamente e cheque, na agenda, o que ainda precisa ser resolvido com urgência e o que poderá ser transferido para o dia seguinte. Após finalizar as últimas pendências, reveja a programação dos próximos três dias.
18h – Fim de expediente. Faça um esforço para sair no horário e aproveitar bem seu tempo livre.
18h30Você pode aproveitar esse período logo após o trabalho para ir a um happy hour com os colegas e praticar "networking" (expressão em inglês para ampliação de relacionamentos profissionais). Ou, ainda, para realizar alguma atividade física, caso não tenha feito pela manhã.
19h30 – Depois de cumprir todos os deveres do dia, é a hora de jantar. Assim, você garante o tempo necessário para uma boa digestão, antes de ir para a cama. Como consequência, favorece um sono mais tranquilo e restaurador.
20h – Aproveite o período para relaxar e fazer algo que gosta muito. Encontre pessoas queridas, assista à sua série preferida, cultive seu hobby. O importante é ir desacelerando gradativamente, para conseguir conciliar o sono sem dificuldade nas horas seguintes.
23h – Hora de dormir. Ainda que o tempo de descanso necessário para cada pessoa varie, o ideal é se programar para oito horas de sono, sempre que possível. O cuidado ajuda a garantir mais disposição para o dia seguinte.
